Klient*innen teilweise/vollständig an andere Fallmanager übergeben

Problem

Was geschieht, wenn ein Kollege aus dem BEM-Team ausscheidet oder länger erkrankt? Wie kommen die anderen Fallmanager*innen an die Daten seiner von ihm betreuten BEM-Klienten?

Für solche Fälle gibt es grundsätzlich zwei Möglichkeiten:

1. Sie richten sich in BEMdok gegenseitig als weiteren User ein. Dann können Sie im Verhinderungsfall auf den Datenbestand des abwesenden Kollegen zugreifen. Beachten Sie bitte jedoch, dass hierzu ggfs. eine Einverständniserklärung der betroffenen Klienten vorliegen muss.
2. Fällt ein BEMdok-Anwender jedoch langfristig oder gar gänzlich aus, so macht es mehr Sinn, dessen BEM-Klientel ganz in die Bestände der verbliebenen Fallmanager zu übertragen. Nutzen Sie hierzu die Funktionen »Klienten exportieren» bzw. »Klienten importieren«, die in der Online-Hilfe ausführlich beschrieben sind.

Da es sich hier um sehr sensible Vorgänge handelt, sollten Sie die Hilfe vor der Ausführung sehr genau lesen, um Datenverluste oder -doppelungen zu vermeiden.

Lösung "Klientenübertragung" im Detail

Die Funktion, Klientendaten (d.h. Stammdaten und zugeordnete Aktionen) auszulagern, um sie einem anderen BEMdok-Anwender innerhalb des Teams zu übergeben, ist seit der Version 2.0 umgesetzt.

Auf keinen Fall ist dieser Vorgang vergleichbar mit dem Einspielen eines Backups auf einem anderen Rechner: Während beim Backup/Restore die bestehenden Daten komplett ersetzt werden, führt ein Verschieben von Klientendaten auf den Zielrechner dazu, dass diese dem vorhandenen Bestand des jeweiligen Anwenders hinzugefügt werden.

Hierbei handelt es sich um einen in jeder Hinsicht komplexen Vorgang: 

Datenschutzrechtlich
Im Normalfall bleiben Klienten einem/einer zuständigen BEM-Beauftragten zugeordnet. Es ist aber in Einzelfällen denkbar, dass diese Daten einem anderen Mitglied des BEM-Teams übergeben werden, etwa bei Ausscheiden oder längerer Erkrankung des BEMdok-Anwenders. Hier ist ggfs. ein gesondertes Einvernehmen mit dem Klienten herbeizuführen. 

Organisatorisch
Bei jeder Übergabe an ein anderes Mitglied des Teams ist sorgfältig zu prüfen, ob nur einzelne oder alle Klienten transferiert werden sollen. Ebenso sollte Klarheit darüber herrschen, ob die anonymisierten statistischen Daten, die auch nach dem Löschen eines Klienten für Auswertungszwecke zur Verfügung bleiben, mit übertragen werden sollen. 

Technisch
Falls als BEM-ID von den Anwendern eine andere als die Personalnummer vergeben wird, sind bei der Übernahme mögliche Dubletten nicht auszuschließen. In solchen Fällen wird die BEM-ID automatisch um ein führendes Fragezeichen (?) ergänzt; hier wird eine manuelle Anpassung notwendig. 

Dubletten-Vermeidung
Da durch den Transfervorgang die exportierten Datensätze in der Herkunftsdatenbank gelöscht werden, muss sichergestellt sein, dass diese durch ein späteres Wiedereinspielen eines Backups nicht wieder in das System gelangen. Aus diesem Grund wird nach erfolgreichem Abschluss des Verschiebevorgangs ein automatisches Backup angefertigt. Anschließend werden alle vorherigen Backups gelöscht!

Wie aufgezeigt, hat das Verschieben von Klientendaten weitreichenden Folgen und sollte daher nur dann ausgeführt werden, wenn dies unbedingt erforderlich ist und die Beteiligten des BEM-Teams sich der Konsequenzen vollständig bewusst sind.

Näheres wird im Online-Handbuch ausführlich beschrieben.