Automatisierte Übernahme neuer BEMdok-Klient*innen Folgen
Problem
Gerade bei der Neuaufnahme einer größeren Zahl neuer BEM-Berechtigter ist das Anlegen der Stammdaten mit einem erhöhten manuellen Arbeitsaufwand verbunden.
Daher ist es wünschenswert, unter Beachtung datenschutzrechtlicher Vorgaben eine weitgehend automatisierte Übernahme der entsprechenden Personaldaten zu ermöglichen.
Lösung
BEMdok stellt hierfür eine entsprechende Funktion zur Verfügung.
Aufruf: »START | Klienten | Klientenliste einlesen«
Funktionsweise
Die Personalabteilung erstellt einen Datenexport mit den wesentlichen Personaldaten - soweit sie für das BEM relevant sind. Hierzu wird eine standardisierte XML-Datei generiert, die beliebig viele Einträge (= Mitarbeiter-Stammdaten) enthalten kann.
Die XML-Datei wird nach einer festen Struktur gefüllt und in geeigneter Weise (denken Sie bitte an den Datenschutz!) an das zuständige BEMdok-Team bzw. die jeweiligen -Fallmanager*innen übergeben.
Hierzu ist es unbedingt erforderlich, dass Sie zuvor eindeutige Identifizierungen in den BEMdok-Organisationsstammdaten festgelegt haben:
Identifizierung des BEM-Fallmanagers
Wie beim Import zu verfahren ist, haben wir im Handbuch ausführlich erläutert. Grundsätzlich können Sie davon ausgehen, dass dadurch Ihr Arbeitsaufwand für Übernahme bzw. Einrichtung neuer Mitarbeiterdaten auf ein Minimum gesenkt wird.
Um diese Funktion in Ihrer Organisation nutzen zu können, muss Ihre Personal- bzw. IT-Abteilung einmalig ein kleines Skript erstellen, das unsere XML-Schnittstelle entsprechend beschickt.
Eine ausführliche Schnittstellenbeschreibung finden Sie hier:
XML-Merkmalsbeschreibung herunterladen (PDF-Datei, 5 Seiten)
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